Корректирующие действия в OHSAS 18001:2007


Многие относятся к корректирующим действиям формально и выполняют их  лишь для того, чтобы продемонстрировать аудиторам системы менеджмента. Некоторые люди признают необходимость и полезность корректирующих действий, но применяют их неправильно. Тем самым, и те, и другие упускают хорошие возможности для реальных улучшений в деятельности, системе менеджмента организации. 

Что означает термин «корректирующие действия»?

Чтобы правильно применять корректирующие действия, необходимо четко понимать, что означает термин «корректирующие действия». Давайте рассмотрим определение этого термина в OHSAS 18001:2007:

"п.3.4 Корректирующее действие

Действие, предпринятое для устранения причин обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. Примечание 1. Несоответствие может быть вызвано несколькими причинами. Примечание 2. Корректирующее действие предпринимается с целью предотвращения повторного возникновения несоответствия, тогда как предупреждающее действие - для предотвращения возникновения несоответствия".

Из определения становится ясно, что корректирующие действия направлены на устранение причин  фактических несоответствий, а не на устранение несоответствий, как думают многие.  Чтобы предотвратить повторное возникновение несоответствия, необходимо устранить его коренные причины (первопричины), а не только причины, «лежащие на поверхности».

Как правильно применять корректирующие действия в системе менеджмента OH&S?

Выполнение корректирующих действий в системе менеджмента OH&S осуществляется в несколько этапов. Давайте рассмотрим процесс корректирующих действий на конкретном примере.

Пример:

Испытательная лаборатория проводит испытания продукции заказчика на производственных объектах заказчика. В договоре с заказчиком прописано, что персонал испытательной лаборатории, находясь на объекте заказчика, обязан соблюдать действующие на объекте правила безопасности и охраны труда. В ходе инспекционного контроля производственного объекта инженер по БиОТ заказчика обнаружил, что один из сотрудников испытательной лаборатории находится на рабочем месте без защитных очков и разговаривает по мобильному телефону, что запрещено правилами безопасности и охраны труда. Инженер по БиОТ сделал замечание сотруднику и направил руководству испытательной лаборатории уведомление о данном нарушении.

Следуя своей процедуре по управлению несоответствиями, разработанной на основе требований OHSAS 18001:2007, испытательная лаборатория должна предпринять следующие шаги:

1. Идентификация (определение) несоответствия

Первым шагом на пути управления несоответствиями является их идентификация (определение). Определение несоответствия, как правило, осуществляется путем сравнения того,  как должно быть, с тем, что обнаружено.  В данном примере проблема выявлена и сформулирована сотрудником заказчика. Что было обнаружено: «один из сотрудников испытательной лаборатории находился на объекте без защитных очков и говорил по телефону». Как должно быть: «сотрудники лаборатории на объекте заказчика должны находиться в защитных очках и не должны говорить по мобильному телефону».

Испытательной лаборатории остается проверить факт нарушения (опросить сотрудников, посмотреть правила безопасности и охраны труда и т.д.). Кроме того, лаборатории необходимо определить область несоответствия. Необходимо понять, это единичный случай или есть примеры подобных нарушений сотрудниками испытательной лаборатории на этом и других объектах заказчика.

2. Исправление несоответствия, выполнение действий по смягчению их последствий для OH&S

Выявленные несоответствия в области OH&S должны быть незамедлительно устранены (когда это возможно) и приняты меры по смягчению их последствий для жизни и здоровья людей (если применимо). 

В нашем примере несоответствие будет устранено, если сотрудник испытательной лаборатории прекратит общение по мобильному телефону на рабочем месте и наденет защитные очки. К счастью, данное нарушение было выявлено сотрудником заказчика, а не в результате несчастного случая, соответственно, действия по смягчению последствий несоответствия для жизни и здоровья людей не требуются.  

Многие организации на этом шаге завершают работу с несоответствиями. Однако в большинстве случаев этого недостаточно, чтобы предотвратить повторение несоответствия в будущем.

3. Изучение несоответствия, установление его причин (включая первопричины)

Теперь  организация должна определить причины, которые привели к данному несоответствию. Необходимо изучать причины до тех пор, пока не будет обнаружена коренная причина (первопричина), которая является началом цепи и привела к несоответствию. Существует много методов поиска коренных причин. Среди них наиболее известные: «Пять почему», «Диаграмма Исикавы» («Рыбий скелет»), Диаграмма Парето и др.

Причин несоответствия, описанного в нашем примере, может быть очень много, например, сотрудник забыл или игнорирует правила безопасности и охраны труда, потерял защитные очки и т.д. Но это лишь очевидные причины. Чтобы их устранить, испытательная лаборатория может провести внеплановый инструктаж сотрудников по безопасности и охране труда, выдать сотруднику защитные очки, наказать его, вывесить предупредительные знаки на рабочих местах и т.д. Но, скорее всего, это поможет лишь в краткосрочной перспективе.

Чтобы предотвратить подобное несоответствие в будущем, испытательная лаборатория должна выяснить коренную причину проблемы. Предположим, лаборатория выяснила, что коренной причиной является низкий уровень заработной платы сотрудников ее Службы БиОТ. Из-за низкого уровня заработной платы Служба не полностью укомплектована и не справляется с существующим объемом работ, сотрудники Службы редко посещают рабочие места на объектах заказчика, соответственно, должный контроль не ведется.

Поиск первопричины несоответствия - самая трудная часть в управлении несоответствиями.  Большая ошибка многих организаций – в своем анализе они не спускаются вглубь проблемы и не доходят до коренных причин. Если коренная причина не определена, любые предпринятые действия будут иметь лишь краткосрочный эффект. Нет гарантий, что несоответствие не повторится в будущем.

4. Оценка необходимости корректирующих действий

При всей очевидной пользе корректирующих действий не целесообразно применять их для каждого выявленного несоответствия. Например, при выявлении незначительных несоответствий можно обойтись лишь устранением несоответствия или устранением несоответствия и его очевидных причин. Любое корректирующее действие по устранению причин несоответствия должно быть соизмеримым с масштабом проблемы и с возникшим риском для жизни и здоровья людей.

В нашем примере необходимость корректирующих действий очевидна, поскольку нарушение было выявлено заказчиком и несет потенциальные риски  для жизни и здоровья людей.

5. Определение и выполнение корректирующих действий

На этом этапе организация должна определить необходимые корректирующие действия для устранения причин несоответствия. Все намеченные действия должны быть выполнены без излишней отсрочки, а необходимые ресурсы определены и выделены.

Организация должна внести необходимые изменения в документацию системы менеджмента OH&S по итогам корректирующих действий. Если корректирующие действия выявляют новые или измененные опасности или необходимость новых или изменения мер управления, то корректирующие действия необходимо выполнять после оценки риска.

В нашем примере корректирующими действиями для устранения коренной причины могут быть, например, маркетинговое исследование рынка заработных плат с дальнейшим пересмотром уровня заработных плат сотрудников и размера фонда оплаты труда на основе данных исследования.

6. Регистрация результатов предпринятых корректирующих действий

Организации должны проконтролировать и задокументировать результаты предпринятых действий способом, установленным процедурой организации. Например, в форме отчета по несоответствию, в журнале корректирующих действий или др. принятым способом. В нашем примере испытательная лаборатория кроме того должна проинформировать заказчика о результатах расследования несоответствия, намеченных действиях и результатах.

7. Анализ результативности предпринятых корректирующих действий

Завершающим этапом корректирующих действий является оценка результативности предпринятых действий.  В нашем примере оценка осуществляется на основе данных контроля соблюдения правил безопасности и охраны труда на объектах заказчика. Если после внедрения корректирующих действий в течение определенного времени аналогичное несоответствие больше не повторялось, значит, корректирующие действия  эффективны. Если несоответствие повторяется, то лаборатория должна вернуться к анализу коренных причин и рассмотреть другие возможные причины проблемы.